Nuestros amigos de Declarando nos explican al detalle cómo siendo freelance puedes ahorrar mucho dinero a final de mes si entiendes y sabes aplicar bien tus gastos deducibles.
Cada vez que alguien piensa en un trabajador freelance le vienen a la cabeza cosas como las cuotas mensuales que debe pagar, la posibilidad de trabajar desde cualquier parte… 🤯 Pero si hay algo que incluso los freelances con más experiencia suelen olvidar es el beneficio que pueden suponer los gastos deducibles.
¿Sabías que los autónomos que no aplican todos los gastos deducibles posibles pagan de media 4.000 € más en impuestos de los que deberían?
¿A que ahora no te parece algo tan superficial? Aplicar todos los gastos deducibles a los que tengas opción puede ayudarte a ahorrar miles de euros en tu actividad como freelance.
Así que, shaker, toma nota porque vamos a darte las claves para que te conviertas en todo un maestro de los gastos deducibles.
¿Qué son los gastos deducibles?
Vale, lo admitimos, una parte importante de ser freelance consiste en pagar. Cuota de autónomos, suscripciones a herramientas, servicios... Sobre todo, cuando llega la hora de hacer las cuentas y tu margen de beneficio no resulta tan amplio como te gustaría.
Sin embargo, Hacienda tiene esto en cuenta y por eso existe la figura de los gastos fiscalmente deducibles. Podemos definirlos como:
“Los gastos que un autónomo realiza para desarrollar su actividad y que Hacienda permite contabilizar en las declaraciones del IVA o la renta para que pague menos impuestos”.
Todos ellos deben ser, obviamente, gastos imprescindibles para desarrollar tu actividad laboral. Tener un teléfono solo para trabajar, pagar un local de coworking… Las posibilidades son muy diversas.
Benefíciate de tus gastos 🤑
Sí, puede sonar contradictorio, pero puedes obtener beneficios de tus gastos. Al fin y al cabo, a ningún freelance le viene mal una ayuda, y eso es lo que son los gastos deducibles. Gracias a ellos podemos recuperar parte de ese dinero para seguir invirtiéndolo en nuestra actividad profesional.
Conocer cuáles son estos posibles gastos deducibles y saber gestionarlos puede marcar una gran diferencia en tu contabilidad. Además, Hacienda permite contabilizar estos gastos tanto en el cálculo del IVA como en el del IRPF.
Pero, también debes tener en cuenta una cosa: si no gestionas estos gastos de forma correcta podrías recibir uno de los famosos —o mejor dicho, ínfames— requerimientos de Hacienda; y según se desarrollen los acontecimientos, el asunto puede quedar en susto… o sanción.
Así que mejor toma buena nota de lo que te contamos a continuación.
¿Cómo deducir correctamente los gastos? 💪
¿Te suena eso de “la clave está en el equilibrio”? Pues con los gastos deducibles pasa algo parecido. ¿Por qué? Porque puedes no estar deduciéndote todos los gastos posibles… O estar deduciéndote más de los que te corresponden.
Por eso lo primero que debes tener muy claro es lo que caracteriza a un gasto deducible:
- Resulta necesario y exclusivo para el desarrollo de tu actividad como freelance
- Conservas la factura de dicho servicio o material
Pero, vamos a analizar estas cualidades con más profundidad para que no tengas ninguna duda.
Gastos necesarios y exclusivos para el desempeño del trabajo 👀
Según Hacienda “Un gasto es deducible cuando es necesario para poder realizar la actividad profesional y el producto o servicio adquiridos sólo se pueden utilizar para el desarrollo de la misma”. Algo que podemos traducir como “Si dudas de si es o no necesario y exclusivo es que no lo es”.
Sin embargo, todo es más fácil con un ejemplo, ¿no?
Supongamos que te dedicas a crear contenidos para redes sociales y estás aprendiendo diseño gráfico para mejorar tu currículum. Y para ello decides comprarte una tableta de dibujo con la que practicar.
Ahora supongamos que eres un diseñador gráfico y que, para mejorar tus servicios, decides hacerte con una tableta de dibujo último modelo.
¿En cuál de los casos se trataría de gasto necesario y exclusivo? Obviamente en el segundo, ya que es una herramienta imprescindible para el desarrollo de la actividad profesional.
Gastos de los que conservas factura 📄
Si hay algo esencial para poder deducir cualquier gasto es conservar su factura. No importa si se trata de una factura completa o simplificada, lo que importa es que cuente con unos datos mínimos, que siempre, siempre van a incluir tus datos identificativos.
Entonces, para considerarse completa, una factura debe incluir los siguientes datos:
- Tu nombre y apellidos, DNI o CIF y dirección fiscal (la dirección no es obligatoria, pero sí muy recomendable)
- Datos del proveedor del gasto (nombre, DNI o CIF y dirección fiscal)
- Número de factura
- Fecha de emisión
- Descripción del bien o el servicio
- Base imponible de la factura (el precio del bien o el servicio libre de impuestos)
- Porcentaje del IVA aplicado
Ahora bien, no siempre es posible solicitar una factura con todos estos datos. Es lo que suele suceder con los gastos de restaurantes, gasolina, etc.
¿Qué debes hacer entonces? Necesitas una factura simplificada, que es como un ticket o recibo, pero más completo, porque aparecen otros datos como la descripción del producto comprado o servicio prestado.
Además, si quieres poder deducir ese gasto tanto del IVA como del IRPF, necesitas que esa factura simplificada incluya tus datos identificativos: nombre y apellidos y DNI o CIF. Si estos datos no aparecen, podrás incluir el gasto para que se tenga en cuenta en tu IRPF, pero no podrás recuperar el IVA que has pagado por él.
Como excepción a esta regla general, si recibes una factura simplificada sin tus datos, existe la posibilidad de recuperar el IVA de ese gasto a través del IRPF y no del modelo 303 —el de la liquidación del IVA trimestral— siempre y cuando puedas demostrar que ese gasto está vinculado a tu actividad de autónomo.
Entonces, ¿qué gastos se pueden deducir del IRPF o del IVA? 🤔
Como ya habíamos adelantado, disponer o no de factura marca la diferencia entre los gastos que como freelance puedes deducirte para pagar menos IRPF y los que puedes utilizar para pagar menos IVA en tu declaración trimestral.
Vamos a dejarlo claro, porque puede resultar un poco lioso y aquí está el quid de la cuestión. Podríamos resumirlo así:
- Gastos permitidos por ley con factura: Si facturas con IVA podrás utilizar los gastos que hayas hecho y de los que dispongas de factura para pagar menos en tu declaración trimestral. Además, también te permitirá contabilizar la base imponible (sin IVA) de este gasto para pagar menos IRPF en la declaración anual.
- Gastos permitidos por ley sin factura, pero con ticket: En este caso podrás descontar el importe total (base imponible + IVA) del IRPF.
Los gastos deducibles más comunes para un shaker
¡Hemos llegado! Probablemente llevabas ya un rato preguntándote cuáles eran exactamente esos gastos deducibles de los que tanto hemos hablado. Y no, no vamos a hacerte esperar más. Estos son los más comunes que podrás aplicar como shaker.
Gastos de alquiler 🏡
Si eres shaker seguramente trabajes desde casa. Y, aunque no te podrás deducir el total del alquiler, sí que podrás deducirte del IRPF la parte correspondiente al porcentaje que utilices para trabajar. Es decir, si tu casa mide 100m2 y usas 15 como despacho, podrás deducirte el 15 % del alquiler.
De todas formas, te recomendamos que revises que no haya ninguna cláusula que limite la realización de una actividad profesional en tu contrato de alquiler, porque en ese caso no podrías deducir ningún gasto vinculado a esa vivienda. Ni alquiler ni suministros. Nanai.
Si tienes un local alquilado como oficina, almacén, etc., necesitarás que el contrato esté a tu nombre, tendrás que informar a Hacienda y deberás contar con factura para poder deducirte tanto IRPF como IVA.
Gastos por suministros 🚰
Con los suministros pasa algo muy similar. Si trabajas en casa podrás deducirte un 30 % del gasto de suministros como la luz, el agua o la calefacción. Además, también tendrás que informar a Hacienda acerca del domicilio en el que se utilizan estos suministros y la factura deberá estar a tu nombre para deducirte tanto IRPF como IVA.
De esta manera podrás deducirte el 30 % del gasto de suministro correspondiente al porcentaje de la vivienda que utilices. Por ejemplo, si tenemos en cuenta el anterior ejemplo, podrías deducirte el 30 % del 15 % de tu casa.
IBI, tasa de basura y comunidad de propietarios 🕳
Lo habitual es que tanto el IBI como la comunidad de propietarios corran a cargo del propietario o arrendador. Pero, la tasa de basura por lo general corresponde al inquilino. En cualquiera de los casos, se trata de un gasto deducible del IRPF.
Sin embargo, si trabajas desde casa solo podrás deducirte estos gastos en el porcentaje que se corresponda al espacio que utilices de la vivienda para ello. Ya sabes, si usas un 15 % solo podrás deducirte un 15 % de los gastos totales.
Teléfono e internet 💻
Antes de que empieces a frotarte las manos, ¡tiene truco! Porque, si tienes una oficina o un local comercial podrás deducirte este gasto tanto del IRPF como del IVA (si tienes factura). Pero, si trabajas desde casa, necesitarás tener líneas nuevas y exclusivas para el desempeño de tu actividad laboral.
Compra y reparación de bienes de inversión 🔨
Un bien de inversión es un bien fundamental para desarrollar tu actividad laboral que no es una materia prima. Para considerarse como tal su valor tiene que ser superior a 3.000 €. Un buen ejemplo podría ser adquirir un equipo informático que utilices a diario para ofrecer tus servicios como freelance.
Tanto si compras uno de estos bienes como si lo reparas y, en ambos casos, conservas la factura podrás deducirte este gasto del IVA. Sin embargo, si quieres deducirte el gasto del IRPF, es mejor que sigas leyendo.
Amortizaciones 💡
Al comprar un bien de inversión, como un ordenador, se supone que será una herramienta que utilizarás durante un largo período de tiempo. Por este motivo no es posible deducirlo directamente del IRPF, sino que ha de hacerse de forma progresiva. Para hacer esto lo mejor es que cuentes con ayuda de un profesional.
Gastos de marketing y publicidad 📢
Puedes deducirte todo lo que inviertas en marketing y publicidad como, por ejemplo, anuncios online, siempre y cuando conserves la factura. Es un gasto que puedes deducirte tanto del IRPF como del IVA.
Creación y mantenimiento de página web 👷
Tanto si has contratado a alguien para que diseñe tu web como si estás pagando un servicio de hosting o has comprado tu propio dominio debes saber que puedes deducirte este gasto del IRPF y del IVA (de nuevo, si tienes factura).
Gastos de asesoría y contabilidad 💸
Un gasto habitual para todo shaker es aquél que se hace en asesoría fiscal, programas de facturación o asesoría legal y laboral. Sea cual sea el caso, es posible deducirse este gasto tanto del IRPF como del IVA (como siempre, con la factura).
Cuota de autónomos 📅
Sí, la cuota que pagas todos los meses a la Seguridad es un gasto deducible del IRPF, así que no pierdas la oportunidad.
Herramientas online ⚒
Si estás suscrito a un servicio online mensual o si has comprado programas o herramientas online relacionadas con tu actividad profesional se consideran gastos deducibles. Estamos hablando de herramientas de gestión de redes sociales, de edición de fotografía, análisis SEO, gestión de tareas… la lista para un shaker es infinita.
Estos gastos puedes deducírtelos tanto del IRPF como del IVA (recuerda: factura).
Otros gastos deducibles 🌀
Son esos gastos que cumplen las condiciones para ser deducibles, pero no tienen un apartado concreto para ellos. Aquí se incluyen cursos, seminarios, congresos, eventos formativos, suscripciones a revistas profesionales…
Gastos de difícil justificación 🤯
Son gastos que están relacionados con tu actividad, pero no tienes forma de justificarlos. Sin embargo, pueden conllevar una reducción automática aplicable a tu declaración de la renta si como autónomo cumples estos requisitos:
- Haber calculado el Impuesto de la Renta por la modalidad de estimación directa simplificada. Para saber si es tu caso fíjate en si marcaste la casilla 609 en tu alta en Hacienda (modelo 036 o 037)
- Que los ingresos que tengas en tu negocio sean superiores a tus gastos.
Si cumples estas condiciones se aplicará la reducción por gastos de difícil justificación de esta manera:
- Al beneficio que se ha obtenido con la diferencia entre ingresos y gastos se le resta el 5 %
- La cantidad resultante se suma al total de gastos de tu actividad, de esa forma el beneficio es menor supone pagar menos en la Renta.
Pero, debes tener en cuenta una cosa, y es que estos gastos no pueden superar nunca el límite de los 2.000 €.
Contabilizar y declarar los gastos deducibles 🔢
No hay nada más importante para un freelance que llevar la contabilidad al día si quieres evitar quebraderos de cabeza. Una de las cosas más importantes es que cuentes con todas las facturas de lo que compres o gastes en el desempeño de tu trabajo.
También es recomendable mantener un registro organizado de todos tus gastos y facturas, si es con una herramienta de facturación automatizada, mucho mejor, que así evitas los errores manuales.
Esto te facilitará las cosas a la hora de declarar tus gastos deducibles. Para hacerlo deberás presentar en Hacienda los modelos correspondientes con toda tu información fiscal y entregarlos en el plazo determinado.
Los modelos más comunes son los modelos 303 y 130, trimestrales, y el modelo 390, que es anual. Y por supuesto, el famoso modelo 100, que no es más que el modelo con el que se presenta la declaración de la renta.
A la hora de rellenarlos recuerda ponerles cariño, que un pequeño error en una casilla aquí o allá se convierte fácilmente en recargo o sanción. O buscarte un buen asesor fiscal, como Declarando, la asesoría de los shakers que eligen cuidar de su dinero 😉
No te olvides de tus amigos, los gastos deducibles
Seguro que a estas alturas no hace falta que te repitamos que aplicar todos los gastos deducibles que te correspondan puede ayudarte a ahorrar en tu declaración de la renta.
Pero lo que sí vamos a recordarte es que llevar tu contabilidad de forma detallada te ayudará en el momento en que decidas comenzar a aplicar los gastos deducibles que te corresponden.
Go shaker! Empieza a ahorrar en impuestos.